Dinas Kearsipan
Beranda
Sejarah Visi Misi Tugas Pokok dan Fungsi
Arsip Statis Arsip Dinamis
Kinerja Kearsipan Sumsel
Laporan Keuangan DIPA
Informasi Berkala Informasi Serta Merta Informasi Setiap Saat
Layanan Diorama Layanan Informasi Publik Restorasi Arsip Keluarga (LARASKA) Layanan Jasa Kearsipan Layanan Diklat Kearsipan Layanan SIKN dan JIKN Layanan Arsip Statis
Pengumuman Majalah ARSIP Jurnal Kearsipan Berita Terkini Akuntabilitas Artikel Online Pameran Virtual / Arsip Hari Ini Event Siaran Pers Materi Kegiatan
JDIH SOP Layanan Publik

TUGAS, FUNGSI, DAN STRUKTUR ORGANISASI DINAS KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA SELATAN

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Selatan Nomor 14 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Selatan adalah sebagai berikut:

A. Tugas Pokok

Dengan mempertimbangkan kinerja pembangunan yang telah dicapai pada periode 2013 – 2018; memperhatikan hasil analisis isu strategis; serta mengacu visi dan misi Gubernur dan Wakil Gubernur Sumatera Selatan Tahun 2019-2023.

B. Fungsi

  1. Penyusunan kebijakan program Dinas Kearsipan;

  2. Pembinaan di bidang kearsipan;

  3. Penyelenggaraan penunjang pelaksanan pemerintahan provinsi di bidang kearsipan;

  4. Penyelenggaraan dan pengelolaan arsip inaktif;

  5. Penyelenggaraan akuisisi, pengolahan, dan pelestarian arsip statis;

  6. Penyelenggaraan informasi dan jaringan informasi kearsipan statis;

  7. Pembinaan tenaga fungsional arsiparis;

  8. Pembinaan pengelolaan arsip kepada perangkat daerah lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan masyarakat;

  9. Pengkoordinasian penatausahaan, pemanfaatan, dan pengamanan barang milik negara/daerah;

  10. Pembinaan lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/kota.

C. Struktur Organisasi

Berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 51 Tahun 2016 tentang susunan organisasi, uraian tugas, dan fungsi Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan, maka Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan memiliki Struktur Organisasi sebagai berikut:

  1. Kepala Dinas
    Kepala Dinas mempunyai tugas membantu Gubernur dalam rangka menyelenggarakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Pemerintah Provinsi di bidang kearsipan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Dinas mempunyai fungsi:

    1. Penyusunan kebijakan program Dinas Kearsipan;

    2. Pembinaan di bidang kearsipan;

    3. Penyelenggaraan penunjang pelaksanaan Pemerintahan Provinsi di bidang kearsipan;

    4. Penyelenggaraan dan pengelolaan arsip Inaktif;

    5. Penyelenggaraan akuisisi, pengolahan, dan pelestarian arsip statis;

    6. Penyelenggaraan informasi dan jaringan informasi kearsipan statis;

    7. Pembinaan tenaga fungsional arsiparis;

    8. Pembinaan pengelolaan arsip kepada perangkat daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan masyarakat;

    9. Pengkoordinasian penatausahaan, pemanfaatan, dan pengamanan barang milik negara/daerah;

    10. Pembinaan lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/kota; dan

    11. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

  2. Sekretariat
    Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan urusan di bidang perencanaan, keuangan, umum dan kepegawaian, rumah tangga dinas, perlengkapan, dan hubungan masyarakat serta urusan fasilitasi lainnya. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Sekretariat mempunyai fungsi:

    1. Pelaksanaan pengurusan dan pengendalian tata naskah dinas;

    2. Pengaturan penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengolahan, dan penyajian arsip dinamis menjadi informasi publik serta penyusutan arsip dan penyiapan penyerahan arsip statis;

    3. Perumusan rencana dan program Dinas Kearsipan;

    4. Perumusan anggaran dan pengelolaan keuangan;

    5. Pelaksanaan administrasi surat, kepegawaian, hukum, dan kearsipan serta perjalanan dinas;

    6. Pengelolaan urusan rumah tangga, perlengkapan, pemeliharaan, dan keamanan kantor;

    7. Pengelolaan penatausahaan, pemanfaatan, dan pengamanan barang milik negara/daerah;

    8. Pelaksanaan kegiatan di bidang hukum, hubungan masyarakat, dan protokol;

    9. Pelaksanaan pengendalian, evaluasi, dan pelaporan; dan

    10. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

  3. Sekretariat membawahi:

    1. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi, dan Pelaporan, mempunyai tugas:

      1. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kegiatan;

      2. Melakukan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) Dinas Kearsipan;

      3. Melakukan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP);

      4. Mengelola data kegiatan untuk bahan penyusun laporan atas pelaksanaan program kerja; dan

      5. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

    2. Sub Bagian Keuangan, mempunyai tugas:

      1. Mengerjakan urusan administrasi keuangan dan perjalanan dinas;

      2. Melakukan urusan kas dan gaji pegawai;

      3. Menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pengelolaan keuangan;

      4. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan anggaran dan kegiatan serta mengelola data kegiatan untuk bahan penyusunan laporan atas pelaksanaan program kerja;

      5. Menyiapkan bahan tanggapan atas laporan pemeriksaan keuangan dan barang; dan

      6. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

    3. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, mempunyai tugas:

      1. Mengerjakan administrasi surat menyurat dan barang inventaris;

      2. Melakukan dan memelihara urusan rumah tangga dan keamanan kantor;

      3. Mengerjakan urusan administrasi kepegawaian;

      4. Mengerjakan urusan perlengkapan, hukum, hubungan masyarakat, dan protokol;

      5. Melakukan penatausahaan, pemanfaatan, dan pengamanan barang milik negara/daerah;

      6. Mengerjakan penyusunan Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU) dan Rencana Pemeliharaan Barang Unit (RPBU); dan

      7. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

  4. Bidang Pembinaan Kearsipan
    Bidang Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan kebijakan di bidang Pembinaan Kearsipan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Pembinaan Kearsipan mempunyai fungsi:

    1. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan pembinaan kearsipan;

    2. Penyiapan bahan penyusunan kebutuhan dan peningkatan kualitas sumber daya manusia kearsipan;

    3. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan kearsipan;

    4. Pelaksanaan bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;

    5. Pelaksanaan sosialisasi kearsipan;

    6. Pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan;

    7. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

  5. Bidang Pembinaan Kearsipan membawahi:

    1. Seksi Pembinaan Arsip Perangkat Daerah, mempunyai tugas:

      1. Melakukan perencanaan, bimbingan, dan koordinasi penyelenggaraan kearsipan pada perangkat daerah dan lembaga kearsipan kabupaten/kota;

      2. Melakukan sosialisasi dan penyuluhan kearsipan pada perangkat daerah dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota;

      3. Melakukan supervisi dan evaluasi pelaksanaan kearsipan pada perangkat daerah dan lembaga kearsipan daerah/kota;

      4. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

    2. Seksi Pembinaan Arsip Perusahaan, Organisasi Kemasyarakatan/Organisasi Politik dan Masyarakat, mempunyai tugas:

      1. Melakukan perencanaan, bimbingan, dan koordinasi pelaksanaan kearsipan pada perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik dan masyarakat;

      2. Melakukan sosialisasi kearsipan pada perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik dan masyarakat;

      3. Melakukan pemantauan, supervisi, dan evaluasi pelaksanaan kearsipan pada perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik dan masyarakat; dan

      4. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

    3. Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan, mempunyai tugas:

      1. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pelaksanaan bimbingan;

      2. Melakukan bimbingan dan konsultasi terhadap sumber daya manusia;

      3. Melakukan pengendalian di bidang perencanaan kebutuhan jabatan fungsional arsiparis di daerah;

      4. Melakukan bimbingan dan konsultasi sumber daya manusia kearsipan dan pengelola data, evaluasi fungsi dan tugas jabatan fungsional arsiparis; dan

      5. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

  6. Bidang Pengawasan Kearsipan
    Bidang Pengawasan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan kebijakan di bidang pengawasan kearsipan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Pengawasan kearsipan mempunyai fungsi:

    1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengawasan kearsipan;

    2. Penyusunan perencanaan program pengawasan kearsipan;

    3. Pelaksanaan audit kearsipan pada perangkat daerah dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota;

    4. Pelaksanaan penilaian hasil pengawasan kearsipan;

    5. Pelaksanaan monitoring hasil pengawasan kearsipan; dan

    6. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

  7. Bidang Pengawasan Kearsipan membawahi:

    1. Seksi Pengawasan Arsip Perangkat Daerah, mempunyai tugas:

      1. Menyusun perencanaan pengawasan kearsipan pada perangkat daerah dan lembaga kearsipan daerah di kabupaten/kota;

      2. Melakukan penilaian hasil pengawasan kearsipan pada perangkat daerah; dan

      3. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

    2. Seksi Pengawasan Arsip Perusahaan, Organisasi Kemasyarakatan/Organisasi Politik, mempunyai tugas:

      1. Menyusun perencanaan pengawasan kearsipan pada perusahaan dan organisasi kemasyarakatan/organisasi politik;

      2. Melakukan audit kearsipan pada perusahaan dan organisasi kemasyarakatan/organisasi politik;

      3. Melakukan penilaian hasil pengawasan kearsipan pada perusahaan dan organisasi kemasyarakatan/organisasi politik;

      4. Melakukan monitoring hasil pengawasan kearsipan pada perusahaan dan organisasi kemasyarakatan/organisasi politik;

      5. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

  8. Bidang Pengelolaan Arsip
    Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi:

    1. Melakukan pembinaan pada unit pencipta dalam menyampaikan daftar arsip kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan;

    2. Menyediakan dan mengelola arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik;

    3. Melakukan pemeliharaan arsip inaktif melalui penataan, pendataan, dan penyimpanan arsip inaktif;

    4. Melakukan pengaturan fisik arsip dan penyusunan daftar arsip inaktif;

    5. Melakukan pemindahan arsip inaktif di lingkungan organisasi pemerintah daerah;

    6. Mengusulkan pemusnahan arsip; dan

    7. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

  9. Bidang Pengelolaan Kearsipan membawahi:

    1. Seksi Akuisisi dan Pengelolaan Arsip Statis, mempunyai tugas:

      1. Melakukan monitoring, penilaian, dan verifikasi terhadap fisik arsip dan daftar arsip;

      2. Melakukan persiapan penetapan status arsip statis;

      3. Melakukan persiapan penyerahan arsip statis;

      4. Menerima fisik arsip dan daftar arsip statis;

      5. Melakukan penataan informasi arsip statis;

      6. Melakukan penataan fisik arsip statis;

      7. Menyusun daftar dan inventaris arsip statis;

      8. Melakukan penelusuran arsip statis pada perangkat daerah; dan

      9. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

    2. Seksi Preservasi Arsip, mempunyai tugas:

      1. Melakukan penyimpanan, pemeliharaan, dan perlindungan arsip statis;

      2. Melakukan perawatan dan perbaikan arsip statis serta penyelamatan arsip statis akibat bencana;

      3. Melakukan alih media dan reproduksi arsip statis;

      4. Melakukan pengujian autensitas arsip statis; dan

      5. Melakukan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

  10. Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip
    Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip mempunyai tugas melaksanakan layanan dan pemanfaatan arsip. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip mempunyai fungsi:

    1. Perumusan kebijakan teknis layanan dan pemanfaatan bidang kearsipan;

    2. Pelaksanaan layanan informasi arsip;

    3. Pelaksanaan pemanfaatan arsip statis;

    4. Pelaksanaan pelayanan arsip konvensional dan digital;

    5. Pelaksanaan layanan masyarakat sadar arsip; dan

    6. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

  11. Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip membawahi:

    1. Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip, mempunyai tugas:

      1. Melakukan layanan arsip statis;

      2. Menyiapkan penyajian informasi data kearsipan;

      3. Menyiapkan bahan dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip;

      4. Melakukan pameran arsip statis;

      5. Melayani pengaduan masyarakat tentang kearsipan;

      6. Membuat laporan hasil kegiatan pemanfaatan kearsipan;

      7. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

    2. Seksi Sistem Informasi Kearsipan, mempunyai tugas:

      1. Menyiapkan jasa informasi kearsipan kedalam sistem informasi kearsipan;

      2. Menyajikan data informasi kearsipan;

      3. Mengunggah data informasi kearsipan kedalam sistem informasi kearsipan;

      4. Menyediakan akses dan layanan informasi kearsipan melalui Jaringan Informasi Kearsipan Daerah (JIKD);

      5. Melakukan evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) dan Jaringan Informasi Kearsipan Daerah (JIKD) dan menyampaikan hasilnya kepada Pusat Jaringan Nasional; dan

      6. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

  12. Kelompok Jabatan Fungsional

    1. Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas membantu dan melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Dinas Kearsipan sesuai dengan keahlian yang dimiliki.

    2. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang diatur dan ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

    3. Jumlah tenaga fungsional sebagaimana dimaksud berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.